Les applications mobiles aident les particuliers à numériser leurs documents pour être certains de les avoir, même quand ils sont confrontés à un accident domestique, du style départ de feu. Cependant, les entreprises ont d’autres obligations. On parle alors d’archivage à valeur probante. De quoi s’agit-il et comment s’organiser ?
Archivage à valeur probante : de quoi parle-t-on ?
Pouvoir présenter un document financier quand un agent de fisc le fait figurer sur sa liste lors d’un contrôle, et ce, en quelques secondes : ce gain de temps et ce stress en moins sont autant d’atouts qui expliquent pourquoi les entreprises sont nombreuses à apprécier la transition numérique. Cependant, quand on est un professionnel, il faut répondre à différentes contraintes, ce qui rend cette tâche complexe.
Un document numérique possède désormais la même valeur juridique et donc de preuve (probante) qu’un document papier, ce qui n’était pas le cas avant. Cependant, pour cela, il faut utiliser les bons outils pour répondre à ses obligations qui sont l’authenticité (en consultant le contenu, voir qui en est l’auteur et son horodatage) et l’intégrité (le document n’a pas subi d’altération ou de modification après sa numérisation).
Il faut savoir pour ce dernier point que la transition numérique ne suppose pas d’être sauvés du piratage, bien au contraire, puisque les documents sont digitaux. Or, les outils lambda de numérisation, généralement utilisés par les particuliers sont souvent la cible de personnes malintentionnées qui entendent voler et tirer profit des données qu’ils contiennent. Les entreprises ; encore moins que les ménages ; ne peuvent pas se permettre ce type d’incident.
Les entreprises qui peuvent aider les pros avec leurs archives
Numériser les documents pour gagner en productivité et en compétitivité : tout le monde peut saisir le concept et en apprécier les atouts. Cependant, comment faire quand on se rend compte (notamment à la lecture de cet article) que l’on ne possède pas les outils ou que ceux que l’on a pu acheter ne sont pas les bons et surtout comment faire quand on n’a pas entamé sa transition numérique ?
Beaucoup de structures accusent du retard dans ce domaine, tout simplement parce qu’elles n’ont pas le temps de s’en occuper et que la salle des archives, parfois non triée, non classée accueille des milliers de documents qu’il s’agit donc de mettre en ordre en premier lieu, avant de penser à les digitaliser.
On peut se référer à l’expertise de sociétés spécialisées dans l’archivage. Elles présentent ceci de particulier qu’elles peuvent se charger tout aussi bien des archives papier que de leur transformation pour en garantir donc l’authenticité et l’intégrité.
Cela fait que les archives seront à valeur probante et que le chef d’entreprise pourra les utiliser quand il en aura besoin (suite à un litige, par exemple, pour se voir rembourser une somme d’argent alors qu’il ne devait pas la payer etc…).
Il possèdera tous les documents nécessaires pour se défendre ou pour répondre à ses obligations.
Ne pas pouvoir présenter un document peut avoir des conséquences à différents niveaux.
En outre, les sociétés d’archivage, en plus de numériser les documents, peuvent aider à trouver le meilleur système de classement, avec cryptage des données, accès limité ou différents niveaux d’accréditation pour accéder aux informations etc…
Certaines d’entre elles proposent une prestation qui peut intéresser les chefs d’entreprise : le stockage de leurs archives papier.
Mieux vaut toujours les posséder, mais elles sont remplacées par leur pendant numérique, ce que l’on peut considérer à raison comme un doublon, tout en rageant contre la place qu’elles occupent. Ces soucis disparaissent : parfaitement conservées, toujours disponibles, les archives papier sont stockées aussi longtemps que le souhaite le chef d’entreprise.